Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
Når du søger en stilling hos AKF Holding A/S eller hos et af vores datterselskaber (samlet betegnet AKF Koncernen), modtager og behandler vi dine personoplysninger for at vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen.

Kategorier af personoplysninger og behandlingsgrundlag
Når vi modtager din ansøgning, behandler vi de oplysninger, der fremgår af din ansøgning, CV og eventuelt andre medsendte dokumenter.

Det vil typisk være almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, fødselsdag, billede, stilling, uddannelse, eksamenskarakterer, karrierehistorik mv. som du vælger at dele med os i din ansøgning. Oplysningerne bliver behandlet på baggrund af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).

AKF’s legitime interesse består i at kunne vurdere de oplysninger du har sendt til os (evt. via rekrutteringsbureau) for at komme i betragtning til en stilling hos os.

Hvis det vurderes relevant til den konkrete stilling, vil der blive gennemført en personlighedstest. Det kan også i nogle sammenhænge være relevant at indhente referencer, fx. fra tidligere arbejdsgivere. Hvis oplysningerne der indhentes i forbindelse med referencen behandles og opbevares skriftligt, sker dette på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra a.

Opbevaring af dine personoplysninger
Når vi modtager dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen, bliver de opbevaret på en sikker og fortrolig måde, og det er kun personer med et sagligt behov, der gives adgang til oplysningerne.

Når vi har valgt den rette kandidat til stillingen, sletter vi personoplysningerne på de kandidater, som ikke er blevet valgt til stillingen. Der kan være tilfælde, hvor vi gerne vil have lov til at gemme din ansøgning mv. Dette vil vi kun gøre, hvis du giver os et samtykke hertil, og du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor.

Hvor har vi oplysningerne fra?
Vi modtager dine personoplysningerne fra følgende kilder:

• Direkte fra dig
• Offentligt tilgængelige oplysninger på LinkedIn
• Fra rekrutteringsbureau

Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjepart uden dit forudgående samtykke, medmindre dette er påkrævet i henhold til lov.

Vi overlader efter omstændighederne dine personoplysninger til de databehandlere vi anvender i vores daglige drift. Vi har indgået databehandleraftaler med vores databehandlere, hvori der gives passende garantier for, at behandlingsaktiviteter gennemføres i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.

Formålet med behandling af dine personoplysninger
Det er nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger for at kunne administrere ventelisten til vores lejeboliger, for at kunne administrere opkrævning af ventelistegebyr og for at kontakte dig med et boligtilbud.

Kategorier af personoplysninger og behandlingsgrundlag
Når du tilmelder dig en venteliste til en af vores lejeboliger, behandler vi de personoplysninger, som du selv angiver.

Det vil typisk være almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, boligpræferencer mv. Vi behandler dine almindelige personoplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1. litra b, idet behandlingen er nødvendig for at kunne overholde aftalen om opskrivning til ventelisten.

Der kan være tilfælde, hvor medlemskab af en fagforening giver fortrinsret på ventelisten. Hvis du i forbindelse med opskrivning på ventelisten bekræfter, at du er medlem af en af de fagforeninger, der giver fortrinsret, vil vi registrere det i vores administrationssystem. Når du bliver tilbudt en bolig, vil du blive bedt om at dokumentere dette forhold. Dokumentationen behandles ikke skriftligt af AKF. Oplysningen om at du er medlem af en af de fagforeninger, der giver fortrinsret på ventelisten, er en følsom personoplysning, som vil blive behandlet på baggrund af et udtrykkeligt samtykke fra dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2. litra a.

Opbevaring af dine personoplysninger
Når vi modtager dine personoplysninger i forbindelse med din tilmelding til venteliste på en lejebolig, registrerer vi dem i vores administrationssystem. Dine personoplysninger bliver opbevaret på en sikker og fortrolig måde, og det er kun personer med et sagligt behov, der har adgang til oplysningerne.

Får du tilbudt en lejebolig, vil vi slette dine personoplysninger på ventelisten indenfor 3 måneder. (Se i dette tilfælde vores “Privatlivspolitik for lejere”).

Ønsker du ikke længere at stå på ventelisten, vil dine personoplysninger blive slettet indenfor 3 måneder efter framelding.

Betaler du ikke det årlige kontingent, vil dine personoplysninger blive slettet fra ventelisten 60 dage efter rykkerskrivelsen er sendt.

Dokumentation af tilknytning til en fagforening kontrolleres udelukkende, og opbevares dermed ikke efterfølgende.

Hvor har vi oplysningerne fra?
Vi modtager dine personoplysningerne direkte fra dig, når du skriver dig op på ventelisten.

Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjepart uden dit forudgående samtykke, medmindre dette er påkrævet i henhold til lov.

Vi overlader efter omstændighederne dine personoplysninger til de databehandlere vi anvender i vores daglige drift. Vi har indgået databehandleraftaler med vores databehandlere, hvori der gives passende garantier for, at behandlingsaktiviteter gennemføres i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen.

Vi anvender primært databehandlere som er lokaliseret indenfor EU. En af vores danske databehandlere benytter sig af en underdatabehandler i USA. I den forbindelse kan der ske overførsel af dine personoplysninger til USA. Overførselsgrundlaget er Data Privacy Framework (DPF).

Formålet med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger for at kunne indgå en lejekontrakt med dig, herunder en indledende screening og for at kunne administrere dit lejemål. Dine personoplysninger vil således indgå i bl.a. den løbende kommunikation med dig, herunder hvis der er opgaver, som skal løses i forbindelse med dit lejemål. Vi behandler også dine personoplysninger i forbindelse med opkrævning af husleje, flytteafregninger mv.

Kategorier af personoplysninger og behandlingsgrundlag
I forbindelse med en forudgående screening, har vi bl.a. brug for at behandle oplysninger om din husstandsindkomst, billede-id, sygesikringsbevis samt dit CPR-nummer for at kunne lave et kredittjek.

Behandlingsgrundlaget for CPR-nummer er samtykke, jf. databeskyttelseslovens §11. Behandlingsgrundlaget for de øvrige oplysninger er artikel 6, stk. 1, litra b (indgåelse af kontrakt).

I forbindelse med den løbne administration af lejemålet, herunder indgåelse af lejekontrakt, behandler vi oplysninger om navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, kommunikation om lejemålet, forbrugsoplysninger, klager fra andre lejere, betaling af husleje mv. Har du en parkeringsplads tilknyttet dit lejemål, vil vi i nogle tilfælde også have registreret din nummerplade.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, for at AKF kan opfylde lejekontrakten.

Hvis du er blevet tilbudt en lejebolig på baggrund af en fortrinsret på ventelisten (ved medlemskab af en fagforening, der giver fortrinsret), vil dette medlemskab skulle dokumenteres ved indflytning. Vi registrerer blot, at dokumentation er fremvist.

Der kan være helt særlige situationer, hvor vi undtagelsesvist vil behandle oplysninger om dit helbred, som er en følsom personoplysning. Det kan f.eks. være i forbindelse med særlig indretning af din lejebolig. Sådanne oplysninger behandles på baggrund af dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2. litra a.

Særligt vedrørende AKF Lejer-app
Hvis du opretter dig som bruger i AKF lejer-app, hvor du kan kommunikere med os om driftsmæssige spørgsmål, vil dine almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse og kontaktoplysninger blive behandlet for at kunne varetage dine henvendelser i relation til dit lejemål. Dette sker i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra b (i forhold til opfyldelse af lejekontrakten) og i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra f (ud fra vores legitime interesse).

Læs nærmere om behandling af personoplysninger i appen når du opretter dig eller efterfølgende i selve appen.

Særligt vedrørende videoovervågning
På flere af vores udlejningsejendomme vil der være videoovervågning, f.eks. i p-hus/kælder, fælles udeareal og indgangspartier. Dette er alene for at forebygge kriminalitet og for at skabe tryghed. Videoovervågningen sker i overensstemmelse med ’Tv-overvågningsloven’, og der vil være opsat skilte, hvor der foretages videoovervågning.

Dine personoplysninger (dit billede) vil i denne sammenhæng blive behandlet ud fra en legitim interesse i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra f.

Opbevaring af dine personoplysninger
Dine personoplysninger, herunder den underskrevne lejekontrakt, bliver gemt i vores administrationssystem. Dine personoplysninger bliver opbevaret på en sikker og fortrolig måde, og det er kun personer med et sagligt behov, der har adgang til oplysningerne.

Dine personoplysninger bliver ikke slettet, så længe du lejer en bolig hos os. Efter at lejeforholdet er ophørt, vil vi som udgangspunkt slette dine personoplysninger efter 5 år, når vi ikke længere er forpligtet til at opbevare oplysningerne efter bogføringsloven.

Hvis det på det tidspunkt viser sig, at det er nødvendigt for os at beholde dine personoplysninger, fx hvis det er nødvendigt for at fastlægge et retskrav, eller der er andre uafsluttede sager, kan vi opbevare dine oplysninger i længere tid.

Dit CPR-nummer opbevares kun indtil lejekontrakten er indgået, hvorefter det slettes. CPR-nummer slettes ligeledes hvis screeningen fører til en afvisning.

Optagelser fra videoovervågning opbevares i 30 dage, hvorefter det automatisk bliver overskrevet. Optagelser kan efter omstændighederne opbevares i længere tid, eksempelvis i tilfælde af hærværk, kriminelle handlinger e.l. hvis det er nødvendigt for at fastlægge et retskrav. Anmeldes hændelsen til politiet, opbevares optagelserne indtil de er overleveret til politiet.

Hvor har vi dine personoplysninger fra?
Oplysningerne indsamles via de opsatte kameraer, hvor der er skiltet hermed.

Modtagere eller kategorier af modtagere
Dine personoplysninger videregives alene til vores samarbejdspartnere, hvis det er nødvendigt i forhold til administration af lejemålet eller for at kunne servicere dig som lejer.

Dine personoplysninger kan blive videregivet til:

• Forsyningsselskaber (ved indflytning i lejemål – på baggrund af dit samtykke)
• Eksterne håndværkere (hvis der er opgaver I dit lejemål, som kræver at vi indhenter eksterne håndværkere til at udføre opgaven, kan dine kontaktoplysninger blive videregivet til den pågældende håndværker)
• Vores advokat (hvis husleje ikke bliver betalt rettidigt, kan dine kontaktoplysninger blive videregivet til vores advokat)
• Forsikringsselskab
• Politi

Vi overlader dine personoplysninger til de databehandlere, vi anvender i vores daglige drift. Vi har indgået en databehandleraftale med vores databehandlere, som skal tilsikre, at databehandleren behandler personoplysninger på en sikker måde.

Vi anvender primært databehandlere, som er lokaliseret indenfor EU. Vi anvender en databehandler, som har hovedsæde i USA, ligesom nogle af vores danske databehandlere benytter sig af en underdatabehandler i USA. I den forbindelse kan der ske overførsel af dine personoplysninger til USA. Overførselsgrundlaget er EU Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse, Data Privacy Framework (DPF).

Optagelser fra videoovervågningen videregives kun med dit samtykke eller til politiet i kriminalitetsopklarende øjemed.

Formål med behandlingen af dine personoplysninger
Når du køber en bolig af os, sker det gennem vores ejendomsmægler, og vi får først dine personoplysninger fra ejendomsmægler, når der er underskrevet en købskontrakt. Formålet hermed er at vi kan dokumentere salget og overholde vores kontraktretlige forpligtelser overfor dig.

Kategorier af personoplysninger og behandlingsgrundlag
Når vi modtager en underskrevet købskontrakt fra en ejendomsmægler, behandler vi en række personoplysninger om dig. Det er primært almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse, kontaktoplysninger samt købskontrakten. Dette gør vi i henhold til den underskrevne kontrakt, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra b og fordi vi er retligt forpligtet hertil, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6. stk. 1. litra c.

På købekontrakten vil der som oftest også fremgå dit CPR-nummer. Dette behandler vi i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.

Opbevaring af dine personoplysninger
Købskontrakten og dermed dine personoplysninger bliver gemt i vores administrationssystem. Dine personoplysninger bliver opbevaret på en sikker og fortrolig måde, og det er kun personer med et sagligt behov, der har adgang til oplysningerne.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe vi er forpligtet hertil eller op til 10 år.

Hvor har vi dine personoplysninger fra?
Vi modtager dine personoplysningerne fra vores ejendomsmægler, når en købskontrakt er underskrevet.

Vi videregiver dine personoplysninger i følgende tilfælde
Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til tredjepart uden dit forudgående samtykke, medmindre dette er påkrævet i henhold til lov.

Vi overlader dine personoplysninger til de databehandlere vi anvender i vores daglige drift. Vi har indgået en databehandleraftale med vores databehandlere, som skal tilsikre, at databehandleren behandler personoplysninger på en sikker måde.

Vi anvender primært databehandlere, som er lokaliseret indenfor EU. Vi anvender dog en databehandler, som har hovedsæde i USA, og der kan derfor ske overførsel af din personoplysninger til lande udenfor EU. I tilfælde heraf anvendes Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse eller standardkontraktbestemmelser som overførselsgrundlag.

Formål med behandlingen af dine personoplysninger
Denne privatlivspolitik henvender sig til samarbejdspartnere, forretningsforbindelser, leverandører og andre interessenter, der enten har indgået en kontrakt med eller er i løbende kontakt med AKF Holding A/S eller et andet selskab i AKF Koncernen.

Formålet med at behandle dine personoplysninger vil typisk være at kunne besvare en henvendelse fra dig, der enten er samarbejdspartner, forretningsforbindelse, leverandør eller anden interessent, for at holde dig opdateret på et projekt, indgå i en dialog med dig eller for at vi kan opfylde vores kontraktlige og retlige forpligtelser.

Kategorier af personoplysninger
Når vi indgår en kontrakt eller kommunikerer med samarbejdspartnere, leverandører og andre interessenter, er vi oftest i kontakt med en fast kontaktperson, og det vil være dennes kontaktoplysninger vi behandler. Det vil typisk være almindelige personoplysninger, såsom navn, telefonnummer, mailadresse, stilling, firmanavn og evt. et billede.

Behandlingsgrundlag
Hvis du har indgået en kontrakt eller aftale med os, vil vi behandle dine personoplysninger på baggrund heraf, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra b. I nogle tilfælde er vi i kontakt med interessenter, f.eks. offentlige myndigheder fordi vi er retligt forpligtet hertil, og i disse tilfælde vil vi behandle personoplysningerne i henhold til databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra c. I alle andre tilfælde vil vi behandle dine personoplysninger ud fra en legitim interesse, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra. f.

Opbevaring af dine personoplysninger
Vi vil behandle dine personoplysninger i vores systemer, som vi anvender i vores daglige drift, f.eks. mailsystem, fildrev og administrationssystem. Dine personoplysninger bliver opbevaret på en sikker og fortrolig måde, og det er kun personer med et sagligt behov, der har adgang til oplysningerne.

Dine personoplysninger bliver opbevaret så længe det er nødvendigt for vores opgaveløsning, og så længe vi er retligt forpligtede hertil.

Hvor har vi oplysningerne fra?
Vi modtager dine personoplysningerne fra følgende kilder:

• Fra dig direkte
• Fra den virksomhed/myndighed du repræsenterer

Videregivelse
Vi kan videregive dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Andre professionelle samarbejdspartnere i forbindelse med et igangværende projekt, hvor det er påkrævet.

Vi overlader desuden dine personoplysninger til de databehandlere vi anvender i vores daglige drift. Vi har indgået en databehandleraftale med vores databehandlere, som skal tilsikre, at databehandleren behandler personoplysninger på en sikker måde.

Vi anvender primært databehandlere som er lokaliseret indenfor EU. Vi anvender en databehandler, som har hovedsæde i USA, ligesom nogle af vores danske databehandlere benytter sig af en underdatabehandler i USA. I den forbindelse kan der ske overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU. Kommissionens standardkontraktbestemmelser anvendes som overførselsgrundlag.

Vores kontaktoplysninger er:
AKF Holding A/S
Bispevej 2
2400 København NV

Har du spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os via e-mail: gdpr@akfholding.dk.

Dine rettigheder
Som registreret har du visse rettigheder efter de databeskyttelsesretlige regler. Du oplyses hermed om de rettigheder du har:

• Ret til indsigt: Du har ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig. Det betyder i praksis, at du kan bede AKF Holding om at udlevere en kopi af de personoplysninger, AKF behandler om dig, herunder med angivelse af formål, hvem oplysningerne deles med, hvor oplysningerne stammer fra, opbevaringsperiode mv.
• Ret til berigtigelse: Hvis du mener, at personoplysninger der behandles om dig er forkerte, har du ret til at anmode om at få dem rettet.
• Ret til sletning: Du har ret til at anmode om, at dine personoplysninger bliver slettet.
• Ret til begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger: Det kan eksempelvis være i tilfælde, hvor rigtigheden af oplysningerne bestrides.
• Ret til indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger: Hvis dine personoplysninger behandles på baggrund af GDPR, artikel 6, stk. 1, litra e eller f (legitim interesse), har du ret til, af private årsager, at gøre indsigelse i mod at oplysningerne behandles.
• Hvis behandlingen af dine personoplysninger sker på baggrund af et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen af dine personoplysninger, der er sket inden tilbagekaldelsen.

Afhængig af den konkrete omstændighed kan der være betingelser eller begrænsninger til ovenstående rettigheder.

Du kan gøre dine rettigheder gældende overfor os ved at kontakte os via ovenstående kontaktoplysninger.

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Se mere herom på datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

Læs mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: Hvad er dine rettigheder

Ændringer til privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik, når det vurderes nødvendigt.