Vi passer på dine data

Privatlivspolitik

Vi indsamler, opbevarer og behandler dine personoplysninger sikkert og fortroligt. Derfor har vi udarbejdet denne privatlivspolitik, der giver dig et overblik over hvordan vi som virksomhed beskytter dine personoplysninger i den relation du har med os.

Nedenfor kan du få et overblik over vores procedure afhængig af om du er lejer eller køber, eller i de tilfælde hvor AKF Koncernen administrerer for din virksomhed eller forening.

Vi indsamler, i alle sammenhænge, kun oplysninger der er relevante for det pågældende formål og inden for rammen af den danske persondatalovgivning. Det betyder, at vi i videst muligt omfang forsøger at minimere mængden af nødvendige personoplysninger. I vores databehandling vurderer vi karakteren af følsomheden for de enkelte oplysninger og begrænser adgangen til oplysningerne således, at de kun er tilgængelige for medarbejdere, der har et arbejdsrelateret behov for tilgang til oplysninger og til behandling af sager, der er i overensstemmelse med formålet med afgivelsen af personoplysningerne.

Ved opskrivning til ventelister og ændringer til din opskrivning udfyldes en samtykkeerklæring, der skal accepteres for at udfylde blanketterne og som giver AKF Koncernen tilladelse til at indsamle, opbevare og behandle dine oplysninger. Ved indgåelse af kontrakter e.g. lejekontrakter eller andre aftaler med AKF Koncernen indsamles, opbevares og behandles relevant persondata.

Vores datasystemer er underlagt adgangskontrol, back-up, firewalls og virusbeskyttelse. Videregiver vi personoplysninger til tredjepart vil det blive forelagt din godkendelse. Hvis dine oplysninger vil blive brugt i anden sammenhæng end den hidtidige baggrund for indhentning af oplysningen, vil vi indhente dit samtykke hertil.

Alle personoplysninger, der ikke længere er relevante i henhold til dets oprindelige formål vil løbende blive slettet. Sletningen af hænger af de kontrakt- og lovgivningsmæssige forpligtelser.

Privatlivspolitik for dig som lejer

I AKF er vi bevidste om vores ansvar i forbindelse med indsamling, opbevaring og behandling af persondata. Her kan du læse vores politikker, der vedrører dig som lejer.

Jeg er på AKF’s vente- eller interesseliste
I AKF har vi en række forskellige ventelister og interesselister, der alle kræver, at du videregiver en række persondata for at stå på dem. Her kan du se hvilke oplysninger vi indsamler.

Venteliste i FO Ejendomme A/S
I FO Ejendomme A/S er der tale om en prioriteret venteliste. Her indsamler vi følgende oplysninger for at kunne skrive opskrive dig:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Mailadresse
  • Lejemålspræferencer

Ved medlemskab af en anerkendt fagforening under LO, FTF eller AC har du privilegeret fortrinsret til en bolig. Medlemskab er kategoriseret som særlig personfølsomme oplysninger. Dit medlemskab dokumenteres ved opskrivning på ventelisten og vi noterer i vores administrationssystem, at pågældende er medlem af en af de anerkendte fagforbund. Dokumentationen slettes herefter, og det er først ved indgåelse af eventuel lejekontrakt, at fagforeningsmedlemskabet igen skal dokumenteres.

AKF’s interesselister
For AKF’s øvrige ventelister er der tale om det vi kalder interesselister. Det er gratis at blive opskrevet og her eksisterer ingen særlige statutter. Vi indsamler følgende oplysninger for at kunne administrere vores interesselister:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Mailadresse
  • Lejemålspræferencer

De oplysninger, vi indsamler, er relevante for, at vi kan registrere din interesse i en af vores boliger og administrere interesselisten, samt kommunikere med dig herom. Du bedes orientere os om ændringer i dine personoplysninger på kontakt@akfholding.dk.

Hvornår bliver jeg slettet fra listerne?
For listerne i FO Ejendomme A/S vil du blive slettet, hvis du ikke betaler det årlige ajourføringsgebyr. For de øvrige interesselister til AKF’s ejendomme sletter vi dig, hvis du ikke svarer på et tilbud om en bolig, eller hvis du aktivt kontakter os og beder om at blive slettet fra listerne.

Indgåelse af lejekontrakt
Ved indgåelse af lejekontrakt beder vi dig opdatere de allerede indhentede oplysninger i forbindelse med din opskrivning til vente- eller interesselisten. Har du privilegeret fortrinsret, fordi du er medlem af en fagforening, skal dette igen dokumenteres. Dokumentationen slettes efterfølgende.

Hvis flere personer skal stå på lejekontrakten end pågældende, der er opskrevet ventelisten, indhentes disse oplysninger ved indgåelse af lejekontrakt. Ved indgåelse af kontrakt accepterer du samtidig, at AKF opbevarer og behandler den relevante data.

Administration af lejemål
I forbindelse med administrationen opbevarer og behandler vi personoplysninger omkring dig, der er relevante for administrationen af lejemålet og kommunikationen mellem dig som lejer og AKF.

Erhvervsudlejning
Som erhvervslejer opbevarer vi foruden dine kontaktoplysninger en række øvrige oplysninger om dig og din virksomhed. Oplysningerne er listet her:

  • Navn på virksomheden
  • CVR-nummer
  • Tegningsberettigedes oplysninger
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Mailadresse
  • Evt. indhentning af regnskabstal

Privatlivspolitik for dig som køber

I AKF er vi bevidste om vores ansvar i forbindelse med indsamling, opbevaring og behandling af persondata. Her kan du læse vores politikker, der vedrører dig som køber.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med projektsalg
På vegne af AKF forestår en udpeget ejendomsmægler handlen mellem AKF og dig som køber. Ejendomsmægleren indsamler og behandler relevante oplysninger i forbindelse med indgåelse af en købsaftale. For nærmere information om ejendomsmæglers privatlivspolitik, bedes du kontakte mægleren.

Ejendomsmægleren fremsender købsaftale til AKF til underskrift af virksomhedens administrerende direktør. Herefter videresendes aftalen i underskrevet stand til mægler og opbevares på AKF’s server med anonymisering af CPR-nummer.

Kun medarbejdere, for hvem det er relevant i henhold til deres arbejdsopgaver, har adgang til købsaftalerne.

AKF opbevarer købsaftalerne i 10 år regnet fra ibrugtagning, eller så længe virksomheden kan holdes ansvarlig for alvorlige fejl og mangler.

Privatlivspolitik for foreninger og selskaber

Behandling af personoplysninger på vegne af kunde
Foruden vores egen ejendomme, administrerer AKF i nogen tilfælde ejendomme ejet af andre, ligesom vi på vegne af en række ejerforeninger administrerer foreningen. I den sammenhæng agerer AKF som databehandler.

I alle tilfælde indsamler og behandler vi kun den data, der er nødvendig for administration af ejendomme og ejerforeninger. Data behandles med udgangspunkt i vores generelle politik om identifikation af dataens karakter, omfanget af personoplysninger og behandling af oplysningerne i henhold til det formål, hvormed de er indsamlet.

Dataindsamling og behandling er aftalt med kunden og underlagt persondataloven.

Behandling af personoplysninger om vores kunder
Når AKF indgår et kundeforhold om administration af ejendomme eller foreninger, vil det være nødvendigt at indhente en række personoplysninger. Det drejer sig om:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • Mailadresse
  • Tegningsrettigheder

Privatlivspolitik for dig, som søger et job i AKF

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger
Når du søger en stilling hos AKF Holding A/S eller hos et af vores datterselskaber (samlet betegnet AKF Koncernen), modtager og behandler vi dine personoplysninger for at vurdere, om du er den rette kandidat til stillingen.  Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

Dataansvar
Det er AKF Holding A/S, der varetager rekruttering i AKF Koncernen, og det er derfor AKF Holding A/S, der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, når du søger et job i AKF Koncernen.

Vores kontaktoplysninger er:

AKF Holding A/S
Bispevej 2
2400 København NV

Har du spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os pr. mail: gdpr@akfholding.dk.

Kategorier af personoplysninger og behandlingsgrundlag
Når vi modtager din ansøgning, behandler vi de oplysninger, der fremgår af din ansøgning, CV og eventuelt andre medsendte dokumenter.

Det vil typisk være almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, fødselsdag, billede, stilling, uddannelse, eksamenskarakterer, karrierehistorik mv. Disse oplysninger bliver behandlet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (ud fra en legitim interesse).

De legitime interesser, der begrunder vores behandling af dine personoplysninger, er, at du har sendt os dine oplysninger (evt. via rekrutteringsbureau) for at komme i betragtning til en stilling hos os.

Hvis det vurderes relevant til den konkrete stilling, vil der blive gennemført en personlighedstest. Det kan også i nogle sammenhænge være relevant at indhente referencer, fx. fra tidligere arbejdsgivere. Disse oplysninger vil blive behandlet på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1. litra a.

Et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra det tidspunkt, og det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Opbevaring af dine personoplysninger
Når vi modtager dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen, bliver de opbevaret på en sikker og fortrolig måde, og det er kun personer med et sagligt behov, der har adgang til oplysningerne.

Når vi har valgt den rette kandidat til stillingen, sletter vi personoplysningerne på de kandidater, som ikke er blevet valgt til stillingen. Der kan være tilfælde, hvor vi gerne vil have lov til at gemme din ansøgning mv. Dette vil vi kun gøre, hvis du giver os et samtykke hertil, og du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor.

Hvor har vi oplysningerne fra?
Vi modtager dine personoplysningerne fra følgende kilder:

  • Direkte fra dig
  • Fra rekrutteringsbureau

Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til eksterne parter.

Vi overlader dine personoplysninger til de databehandlere vi anvender i vores daglige drift. Vi har indgået en databehandleraftale med vores databehandlere, som skal tilsikre, at databehandleren behandler personoplysninger på en sikker måde.

Dine rettigheder
Databeskyttelsesforordningen giver dig følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
  • Du har ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger sker på baggrund af et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen af dine personoplysninger, der er sket inden tilbagekaldelsen.

Afhængig af den konkrete omstændighed kan der være betingelser eller begrænsninger til ovenstående rettigheder.

Du kan gøre dine rettigheder gældende overfor os ved at kontakte os på gdpr@akfholding.dk.

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Se mere herom på datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

Ændringer til privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre i denne privatlivspolitik, når det vurderes nødvendigt.

Privatlivspolitik for tilmelding til venteliste til en lejebolig

Når du tilmelder dig ventelisten til en af AKF Koncernens lejeboliger, er det nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger for at kunne administrere ventelisten. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

Dataansvar
Det er AKF Holding A/S, der varetager administrationen af ventelisten til alle koncernens lejeboliger, og det er alene AKF Holding A/S, der behandler dine personoplysninger i den forbindelse. Det er derfor AKF Holding A/S, der er dataansvarlig i forhold til behandlingen af dine personoplysninger.

Har du spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os på følgende kontaktoplysninger:

AKF Holding A/S
Bispevej 2
2400 København NV
CVR: 10363977

Mailadresse: gdpr@akfholding.dk

Formålet med behandling af dine personoplysninger
Det er nødvendigt for os at behandle dine personoplysninger for at kunne administrere ventelisten til vores lejeboliger, for at kunne administrere opkrævning af ventelistegebyr, og for at kontakte dig med et boligtilbud.

Kategorier af personoplysninger og behandlingsgrundlag
Når du tilmelder dig en venteliste til en af vores lejeboliger, behandler vi de personoplysninger, som du selv angiver.

Det vil typisk være almindelige personoplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, boligpræferencer mv. Vi behandler dine almindelige personoplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1. litra b, idet behandlingen er nødvendig for at kunne overholde aftalen om opskrivning til ventelisten.

Vi vil også behandle dit CPR-nummer i forbindelse med administration af ventelisten, opkrævning af ventelistegebyr og ved evt. indgåelse af lejekontrakt. Dette vil ske på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2. Samtykket gives i forbindelse med at du skriver dig op til ventelisten. Dit samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage – dettes gøres ved at kontakte os via ovenstående kontaktoplysninger.

Der kan være tilfælde, hvor medlemskab af en fagforening giver fortrinsret på ventelisten. Såfremt du i forbindelse med opskrivning på ventelisten bekræfter, at du er medlem af en af de fagforeninger, der giver fortrinsret, vil vi registrere det i vores administrationssystem. Når du bliver tilbudt en bolig, vil du blive bedt om at dokumentere dette forhold. Oplysningen om at du er medlem af en af de fagforeninger, der giver fortrinsret på ventelisten er en følsom personoplysning, som vil blive behandlet på baggrund af et udtrykkeligt samtykke fra dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2. litra a. Dit samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage ved at kontakte os på ovenstående kontaktoplysninger.

Opbevaring af dine personoplysninger
Når vi modtager dine personoplysninger i forbindelse med din tilmelding til venteliste på en lejebolig, registrerer vi dem i vores administrationssystem. Dine personoplysninger bliver opbevaret på en sikker og fortrolig måde, og det er kun personer med et sagligt behov, der har adgang til oplysningerne.

Får du tilbudt en lejebolig, vil vi slette dine personoplysninger på ventelisten indenfor 3 måneder. (Se i dette tilfælde vores “Privatlivspolitik for lejere”).

Ønsker du ikke længere at stå på ventelisten, vil dine personoplysninger blive slettet indenfor 3 måneder efter framelding.

Betaler du ikke det årlige kontingent, vil dine personoplysninger blive slettet fra ventelisten 60 dage efter rykkerskrivelsen er sendt.

Hvor har vi oplysningerne fra?
Vi modtager dine personoplysningerne direkte fra dig, når du skriver dig op på ventelisten.

Videregivelse
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til eksterne parter.

Vi overlader dine personoplysninger til de databehandlere vi anvender i vores daglige drift. Vi har indgået en databehandleraftale med vores databehandlere, som skal tilsikre, at databehandleren behandler personoplysninger på en sikker måde.

Vi anvender primært databehandlere som er lokaliseret indenfor EU. En af vores danske databehandlere benytter sig af en underdatabehandler i USA. I den forbindelse kan der ske overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU. Kommissionens standardkontraktbestemmelser anvendes som overførselsgrundlag.

Dine rettigheder
Databeskyttelsesforordningen giver dig følgende rettigheder:

  • Du har ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
  • Du har ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
  • Du har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
  • Hvis behandlingen af dine personoplysninger sker på baggrund af et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af behandlingen af dine personoplysninger, der er sket inden tilbagekaldelsen.

Afhængig af den konkrete omstændighed kan der være betingelser eller begrænsninger til ovenstående rettigheder.

Du kan gøre dine rettigheder gældende overfor os ved at skrive til os på gdpr@akfholding.dk.

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Se mere herom på datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

Ændringer i privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ajourføre privatlivspolitikken. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik findes på vores hjemmeside under punktet “privatlivspolitikker”.